Doorzoekbare documentatie
Procedures, handleidingen, productinformatie en projectdocumenten in gewone taal doorzoekbaar — ook PDF's en scans.
AI automatisering · Kennisbank
Een AI kennisbank die antwoordt uit uw eigen documentatie
Procedures in een map, handleidingen op een schijf, afspraken in e-mails en kennis in de hoofden van ervaren collega's. Wij bouwen interne AI-assistenten die die kennis doorzoekbaar maken: medewerkers stellen een vraag en krijgen antwoord uit uw eigen documentatie — met bronvermelding en de juiste rechten.
Het probleem
De kennis is er wel. Alleen niemand kan hem vinden.
Groeiende bedrijven documenteren meer dan ze denken: procedures, productspecificaties, offertes, projectverslagen, veiligheidsinstructies, onboarding-documenten. Maar die informatie staat verspreid over mappen, systemen en mailboxen. In de praktijk stelt een medewerker de vraag daarom aan een collega — meestal dezelfde ervaren collega, die daardoor structureel wordt gestoord en bij vertrek een gat achterlaat.
Een AI kennisbank verandert dat. Uw documentatie wordt op één plek doorzoekbaar gemaakt en een assistent beantwoordt vragen in gewone taal: wat is de procedure bij een retour, welke specificaties heeft dit product, hoe richten we een nieuwe klant in. Het antwoord verwijst altijd naar het brondocument, zodat medewerkers kunnen controleren waar het vandaan komt — en verouderde documentatie zichtbaar wordt.
Antwoord met bronvermelding
Elk antwoord verwijst naar het document waar het uit komt, zodat medewerkers kunnen verifiëren en doorlezen.
Rechten & afscherming
Wie wat mag zien, bepaalt u: de assistent respecteert rollen en rechten, ook bij vertrouwelijke documenten.
In uw eigen omgeving
De assistent draait in uw portaal, dashboard of intranet — niet in een losse tool waar data ongecontroleerd naartoe gaat.
Praktijkvoorbeeld
Nieuwe medewerkers productief in dagen in plaats van maanden.
Stel: een technisch bedrijf heeft honderden productspecificaties, montage-instructies en projectverslagen. Nieuwe monteurs en binnendienstmedewerkers leren nu door te vragen en te zoeken. Met een AI kennisbank stellen ze hun vraag in een afgeschermde assistent: welke bevestiging hoort bij dit producttype, wat is er vorig jaar bij deze klant geïnstalleerd, wat is de garantietermijn. Het antwoord komt uit de eigen documentatie, met een link naar de bron.
Hetzelfde principe werkt voor administratie en klantenservice: voorwaarden, prijsafspraken en procedures zijn direct vindbaar in plaats van opgeslagen in de hoofden van twee ervaren collega's. En omdat vragen en antwoorden gelogd worden, ziet u welke kennis vaak gezocht wordt en welke documentatie ontbreekt of verouderd is. De kennisbank wordt zo ook een signaal voor waar het proces beter kan.
Waarom maatwerk
Vertrouwelijke kennis vraagt om een gecontroleerde inrichting.
Interne documentatie bevat vaak gevoelige informatie: prijsafspraken, personeelsdocumenten, klantgegevens. Een publieke AI-tool waar medewerkers documenten in plakken is dan geen oplossing, maar een risico. Wij bouwen kennisbanken in een gecontroleerde omgeving: u bepaalt welke bronnen worden aangesloten, wie wat mag zien, welke data een AI-model bereikt en wat er gelogd wordt.
Technisch sluiten we aan op waar uw documentatie nu staat — netwerkschijven, SharePoint, e-mail, eigen systemen — en integreren we de assistent in de omgeving waar uw team al werkt, zoals een bestaand portaal of dashboard. Zo wordt de kennisbank onderdeel van het dagelijkse werk in plaats van het zoveelste losse systeem.
Veelgestelde vragen
Vragen over de AI kennisbank.
V.01Blijft onze bedrijfsdata privé?
Ja, dat is het uitgangspunt van de inrichting. We bepalen samen welke bronnen worden aangesloten, minimaliseren wat een AI-model te zien krijgt en gebruiken geen data voor training van externe modellen.
V.02Wat als het antwoord niet in de documenten staat?
Dan zegt de assistent dat, in plaats van iets te verzinnen. Onbeantwoorde vragen worden gelogd, zodat zichtbaar wordt welke documentatie ontbreekt.
V.03Welke bronnen kunnen worden aangesloten?
Onder meer documentmappen, SharePoint, PDF's, handleidingen, e-mail en eigen bedrijfssoftware — afhankelijk van de beschikbare toegang en API's. We starten meestal met één goed afgebakende bron.
Contact
Plan een gratis scan.
Vertel kort waar uw documentatie nu staat en welke vragen steeds terugkomen. U hoort wat een AI kennisbank voor uw team kan betekenen — en wat het kost.
> Reactie binnen 2 werkdagen. Vrijblijvend.
- LocatieEindhoven, Nederland
- Telefoon+31 (0)6 40 93 95 09
- E-mailinfo@omtax.nl
- KvK17185975