Automatische factuurverwerking
Inkoopfacturen herkennen, gegevens uitlezen, controleren tegen orders of afspraken en klaarzetten voor Exact Online.
AI automatisering · Documenten
AI documentverwerking: van inbox naar verwerkte data
Facturen, e-mails, PDF's, contracten en formulieren komen elke dag binnen — en iemand moet ze lezen, overtikken en controleren. Wij bouwen AI documentverwerking die dat werk voorbereidt: automatisch uitlezen, valideren en doorzetten naar Exact Online of uw eigen software, terwijl uw team de controle houdt.
Het probleem
Overtikken is duur, foutgevoelig en niemands favoriete werk.
Bij veel bedrijven begint de administratie in een mailbox. Facturen als PDF-bijlage, orderbevestigingen in de tekst van een e-mail, ingevulde formulieren als scan, contracten die nagelopen moeten worden. Medewerkers openen elk document, zoeken de juiste gegevens op, tikken ze over in een systeem en controleren of alles klopt. Dat kost per document misschien een paar minuten, maar over een jaar zijn het honderden uren — en elke handmatige stap is een kans op fouten.
Moderne AI-modellen kunnen documenten lezen zoals een medewerker dat doet: ook scans, afwijkende lay-outs en vrije tekst. Het verschil met klassieke OCR-software is dat er geen sjabloon per leverancier nodig is. De kunst zit in wat er daarna gebeurt: valideren tegen bedrijfsregels, koppelen aan de juiste klant of het juiste dossier, en doorboeken naar de administratie. Precies dat deel bouwen wij op maat.
E-mail & bijlagen
Binnenkomende e-mails en bijlagen herkennen, rubriceren en automatisch koppelen aan klanten, orders of dossiers.
PDF's, scans & formulieren
Contracten, rapporten, pakbonnen en ingevulde formulieren uitlezen — ook zonder vast sjabloon per afzender.
Validatie & logging
Bedrijfsregels controleren het resultaat, twijfelgevallen gaan naar een medewerker en elke stap wordt vastgelegd.
Praktijkvoorbeeld
Van vijftig facturen per dag naar vijf uitzonderingen.
Stel: uw administratie ontvangt dagelijks tientallen inkoopfacturen per e-mail. Het systeem haalt de bijlagen op, leest leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en betaaltermijn uit, en zoekt de bijbehorende crediteur en eventueel de inkooporder erbij. Kloppen de gegevens en valt het bedrag binnen de afgesproken marges, dan wordt de factuur klaargezet of direct doorgeboekt naar Exact Online. Wijkt er iets af — een onbekende leverancier, een bedrag dat niet aansluit op de order, een dubbele factuur — dan komt het document in een controlelijst voor een medewerker.
Het resultaat is niet dat de administratie verdwijnt, maar dat het werk verandert: van elk document overtikken naar alleen uitzonderingen beoordelen. Het systeem toont daarbij altijd het originele document naast de uitgelezen gegevens, zodat controleren seconden kost in plaats van minuten. Dezelfde aanpak werkt voor orderbevestigingen, pakbonnen, urenbriefjes, inspectieformulieren en declaraties.
Waarom maatwerk
Het uitlezen is het makkelijke deel. De verwerking niet.
Er bestaan losse tools die facturen kunnen scannen. In de praktijk loopt het vast op de stap erna: uw klantnummers, uw kostenplaatsen, uw goedkeuringsregels, uw koppeling met Exact Online, uw webshop of uw eigen bedrijfssoftware. Maatwerk documentverwerking wordt gebouwd rond die werkelijkheid. AI leest het document, maar bedrijfsregels en validatie bepalen wat ermee gebeurt — en bij twijfel beslist een mens.
We kijken daarbij nadrukkelijk naar privacy en beheersbaarheid: welke gegevens gaan naar een AI-model, welke blijven binnen uw omgeving, wat wordt gelogd en wie mag wat zien. Documentverwerking raakt vaak vertrouwelijke informatie; de inrichting moet daarop berekend zijn.
Veelgestelde vragen
Vragen over AI documentverwerking.
V.01Hoe nauwkeurig is automatische factuurverwerking?
AI leest documenten zeer goed, maar geen enkel model is foutloos. Daarom combineren we AI met validatieregels en een controlestap: alleen documenten die aan alle regels voldoen worden automatisch verwerkt, de rest gaat naar een medewerker.
V.02Kan dit gekoppeld worden aan Exact Online?
Ja. Uitgelezen facturen en documenten kunnen als boekingsvoorstel of definitieve boeking naar Exact Online, inclusief crediteur, grootboek en kostenplaats. Ook koppelingen met CRM, webshops of eigen software zijn mogelijk.
V.03Wat gebeurt er met vertrouwelijke documenten?
We bepalen vooraf welke gegevens een AI-model te zien krijgt en welke niet, minimaliseren wat er verstuurd wordt en leggen elke verwerking vast. De originele documenten blijven in uw eigen omgeving.
Contact
Plan een gratis scan.
Vertel kort welke documenten uw team nu handmatig verwerkt. U hoort waar AI documentverwerking de meeste tijd oplevert — en wat het kost.
> Reactie binnen 2 werkdagen. Vrijblijvend.
- LocatieEindhoven, Nederland
- Telefoon+31 (0)6 40 93 95 09
- E-mailinfo@omtax.nl
- KvK17185975